Hållbar förening – så håller föreningen över tid
Att driva en förening är komplext, många saker att tänka på och ta hänsyn till samtidigt. Lite som att bygga och underhålla ett hus. När ett hus byggs är det viktigt att inte slarva med grundarbetet. Genom en stabil grund, stöttåliga väggar, underhåll och renoveringar kan huset stå hur länge som helst även om det utsätts för påfrestningar. Detsamma gäller förstås en idrottsförening.
Hållbar förening kan betyda flera olika saker. Här först och främst i meningen att föreningen ska leva över tid. Att föreningen inte ska vara beroende av en enda eldsjäl, att den har en sund planerad ekonomi och verksamhet, att styrelse, ledare och valberedning har kunskap om att driva en förening. Och lite till.
Vi tipsar om långsiktigt arbete i form av verksamhetsplanering, ekonomi, redovisning och uppföljning, medlemsrekrytering och ledarförsörjning. Och om att den skapade strukturen och dokumentationen hjälper dem som tar över efter er.
För att förenkla har vi tagit fram mallar, länkar och förslag på hur föreningen kan arbeta för att bli och vara långsiktigt hållbar. Genom att redan från början lägga en stabil grund, blir allt så mycket enklare. När ni väl gjort det en gång är det bara att lägga in det i rutinerna. Detta funkar självklart oavsett om ni är en ny förening eller en förening som vill skapa mer stabilitet, stor som liten.
Om ni sedan vill ta ytterligare steg och utvidga begreppet Hållbar förening kan ni gå vidare och jobba med det genom RF-SISU. Då handlar det än mer om ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet.
Men vi börjar från början. Det allra första stycket kan ni förstås hoppa över om ni redan är en förening. Annars kan det fungera som en liten repetition vad det är som faktiskt gäller.
Ps. Om det är något ni saknar eller om du har bra tips till andra föreningar, hör av dig till Pär Ånell på par.anell@korpen.se.
Bilda förening
Här hittar ni allt om vad som krävs för att bilda en förening och söka medlemskap i Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet. Vad som ingår i medlemskapet och vad det kostar, vad ni måste göra och vad ni får ut av det.
Planering verksamhet/ekonomi
Er förening är medlem i Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet som samlar cirka 270 föreningar av olika slag och storlek. Vartannat år träffas vi på förbundsmöte för att bestämma hur vi går framåt. Just nu jobbar vi efter en strategi vid namn Fokus Korpen 2025. Vi har också börjat blicka framåt för att vid förbundsmötet i maj 2024 besluta om vilken väg vi ska gå efter 2025.
Och just Fokus Korpen (och senare den nya strategin/planen) är något ni kan utgå från när ni planerar verksamheten. Strategin pekar ut vart vi ska och inom vilka områden vi jobbar för att ta oss till målet – lite som en karta. Kolla här för att fundera på vad er förening kan göra inom strategin. Givetvis kommer ett nytt arbetsmaterial när den nya strategin träder i kraft.
Verksamhetsplan/budget
Här berättar Korpen Vadstenas ordförande, Lina Rahm, om hur de arbetat. Föreningen håller till exempel sex styrelsemöten och tre utvecklingsmöten under ett år. Styrelsen gjorde 2022 en treårig handlingsplan och det är den som följs upp på utvecklingsmötena.
Gör också varje år en verksamhetsplan som presenteras på årsmötet. Hur avancerad och innehållsrik den blir, beror förstås på storleken på er förening.
För att få arbetsro kan planen sträcka sig över två år även om ni har årsmöte varje år. I verksamhetsplanen ska det framgå vad som ska göras, när det ska göras, vem som ska göra det och vad det eventuellt kostar.
Verksamhetsplanen i mallen är tydligt kopplad till mallen för verksamhetsberättelsen som ni jobbar med inför årsmötet. Mer om det längre ner.
Verksamhetsplanen ska också gå att koppla till budgeten.
Givetvis utgår ni från er egen verksamhet när ni funderar på vad ni vill göra och utveckla kommande år.
För att hitta utvecklingsområden kan ni också kika på medlemsundersökningen Nöjd Medlems Index, NMI, som skickas ut från förbundskansliet vartannat år. Nästa undersökning görs under våren 2024. Där får medlemmarna i er förening berätta vad de tycker om verksamheten och allt runt omkring.
Årshjul/ viktiga datum
För att göra grunden än mer stabil och överblickbar kan ni också göra ett årshjul där allt som händer i föreningen finns, oavsett om du är anställd, ledamot eller deltagande medlem. Där kan alla se vad som händer och när det händer. Det behöver nödvändigtvis inte vara utformat som ett hjul, en tydlig lista funkar också bra.
Som grund kan ni ha centrala delar som till exempel årsmöte och ”söka LOK-stöd”. Fyll på med egna viktiga saker, kanske har ni ett tomtelopp i er förening. Lägg in det! Och så förstås andra evenemang, styrelsemöten, terminsstart, medlemsträffar, rekryteringskampanj, utbildningar med mera.
Om ni vill testa att arbeta med årshjul finns det att ladda ner gratis här.
Rekrytering
Rekrytera ledare
Något som är viktigt för alla föreningar, inte minst föreningar i Korpen, är återväxt. Vill vi vara hållbara över tid måste vi få in nya medlemmar och nya ledare, såväl aktivitetsledare som organisationsledare.
När ni ska rekrytera nya ledare kan ni använda er av en dialogduk som RF-SISU tagit fram. Jobba gärna tillsammans med er lokala konsulent från RF-SISU, men det går förstås att göra även på egen hand i föreningen.
I det arbetet får ni bland annat fundera på varför en ska engagera sig i er förening, varför ni behöver nya ledare och var ni kan hitta dem.
Tillsätt gärna en rekryteringsansvarig. Det kan vara någon i styrelsen likväl som utanför. Ju fler ni är som delar på arbetet, desto roligare och bättre blir det.
Rekrytera unga ledare
Ungdomsbarometern 2023 visar att unga personer vill bli ledare – om de får frågan. Och då måste vi ställa rätt fråga och komma med ett konkret uppdrag. Men det funkar säkerligen också om ni frågar vilken verksamhet de unga vill leda.
Ge frihet under ansvar, inte minst när det gäller unga ledare som kanske vill göra på ett annat sätt än det vanliga. Det enklaste tricket är helt enkelt att ställa frågan!
Och väl inne har vi inom Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet en jättefin utbildning för unga ledare, nämligen Ungagerad. Få reda på mer om den i filmen nedan:
Ledarutvecklingsplan
Skapa gärna en ledarutvecklingsplan som läggs in i årshjulet.
Vad behöver alla era ledare kunna/veta, oavsett aktivitet?
Vilka specialkunskaper krävs?
Och det är aldrig fel att uppmuntra ledarna, kanske med en middag, en utflykt eller en vidareutbildning.
Rekrytera medlemmar
De flesta föreningar vill ju växa och få fler medlemmar och aktiva. Fundera på vilka ni saknar i er förening. Vilka är det som skulle komma om de visste att vi finns och hur får vi alla att känna sig välkomna?
Vilka är representerade i er förening, vilka syns på bilder?
Även här kan ni göra ett processarbete på egen hand, tillsammans med RF-SISU eller med Korpens förbundskansli.
Utbildning
Att ledarna, såväl organisationsledare som aktivitetsledare, är utbildade och kunniga stärker förstås föreningen på alla plan. Ledarna, främst organisationsledarna, behöver ha kunskap om vad som gäller för att driva en förening.
Och något av det viktigaste i en förening blir då valberedningen som är den som föreslår vilka som ska ingå i styrelsen som väljs på årsmötet. RF-SISU har ledarutbildningar för olika nivåer, såväl fysiskt som digitalt. Det kan vara värt att ta den tiden för att säkerställa en väl fungerande styrelse och förening. Det finns också en kalender där ni kan söka efter specifika utbildningar.
För att administrera detta är det bra att utse en utbildningsansvarig, inom eller utanför styrelsen.
Väx och utvecklas inom Korpen
Korpen är inte i första hand ett utbildningsförbund, men vi erbjuder samtal om ledarskap och förhållningssätt till varandra. Och det är förstås något vi behöver tänka på inom styrelsen, mot våra ledare och mot medlemmarna.
Prata igenom hur ni vill ha det i styrelsen och i föreningen. Låt alla komma till tals, lyssna på varandra, agera.
Kontakta Pär Ånell om ni vill att vi kommer till er och håller samtal. Det funkar även digitalt, men brukar bli allra bäst på plats: par.anell@korpen.se
Vi har också en basutbildning för seniorledare samt en ungdomsledarutbildning som heter Ungagerad. Den senare, som vänder sig till åldrarna 16 till 25 år, fick av deltagarna 2023 högsta betyg; fem av fem från samtliga deltagare.
Utbildning vattenträning
När det gäller vattenträning har vi en del föreningar som håller utbildningar. Kontakta någon av följande föreningar och kolla om de har något på gång eller kan arrangera något för bara er.
Korpen Södertälje
Annelie Dahlgren
annelie@korpensodertalje.se
Korpen Gotland
Marie Flodman
marie@korpengotland.se
Korpen Östergötland
Åsa Hjärtstrand
asa.hjartstrand@korpen.se
Utbildning pickleball
Korpen Nyköping håller utbildningar i pickleball. Vi berättar i Korpnytt när det är på gång, men ni kan också kontakta Korpen Nyköping: info@korpen-nykoping.se
När det gäller andra former av gruppträning är vi välkomna att delta på Svenska Gymnastikförbundets utbildningar.
Ekonomi
Intäktskällor
För att genomföra den planerade verksamheten krävs förstås ofta pengar. Utöver medlemsavgift och deltagaravgift finns ett antal andra sätt att få in pengar. Här kommer några tips.
Projektstöd
För att stärka och utveckla föreningen, kanske locka fler medlemmar från en speciell målgrupp, kan ni söka projektstöd genom Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet. Läs mer om det här.
LOK-stöd, kommunala och regionala bidrag
När ni har verksamhet för åldrarna 7-25 år kan (och bör) ni söka Lokalt aktivitetsstöd från Riksidrottsförbundet. Korrekt skött kan det ge värdefulla intäkter till föreningen.
För aktiviteter under vårterminen skickas ansökan in senast den 25 augusti samma år och för höstterminen senast 25 februari. Ni kan föra närvaron i KIT och sedan importera till IdrottOnline där redovisningen sker.
Det finns även kommunala aktivitetsbidrag för barn- och ungdomsidrott, men de kan variera från kommun till kommun. Så kolla upp vad som gäller för just er kommun för aktivitetsstöd och eventuella andra stöd.
Andra möjligheter
Från Postkodstiftelsens Grannsämjan har till exempel Korpen Eskilstuna och Korpen Huddinge Botkyrka fått medel från och genomfört projekt.
Folkspel känner nog de flesta till genom inte minst BingoLotto. Här finns också en möjlighet för er förening att stärka ekonomin. En bra grej är att ni kan sälja lotter både fysiskt och digitalt.
Om ni har något riktigt stort på gång kan ni söka medel hos Allmänna arvsfonden. Projekten ska då rikta sig till barn och unga, personer med funktionshinder (26 år och uppåt) eller 65+.
Det handlar om två olika stöd:
- Lokalstöd – när ni vill göra en om-, till-, eller nybyggnation för att kunna starta ny verksamhet på orten (inom tio kilometer).
- Projektstöd – när ni vill utveckla, ta fram och skapa en metod, en modell, ett arbetssätt eller en typ av verksamhet.
Om ni är intresserade av att genomföra ett projekt av den storleken kan vi förmedla kontakt till personer som kan lotsa er på vägen.
Om tid finns kan det vara idé att kika på olika fonder och stipendier i er närhet. I den världen kan det finnas något som faktiskt passar perfekt in på Korpen.
Administration
KIT
Korpens gemensamma verksamhetssystem, KIT, är till för att underlätta administrationen och skapa mer tid för att utveckla och driva verksamheten i föreningen. Enligt förbundsmötesbeslut och stadgar ska alla föreningar starta och använda systemet.
Det är också en förutsättning för att ni ska kunna söka olika projektstöd. Det finns väldigt många funktioner, byggstenar, i systemet där föreningen väljer hur mycket den vill använda. Det minsta är att föreningens medlemmar finns i KIT, i bästa fall lägger de in sig själva och betalar i systemet. Men vi rekommenderar starkt att åtminstone dessa delar tas i bruk:
- Medlemsregister
- Bokningssystem aktiviteter. När ni lägger upp aktiviteter i systemet kan medlemmarna boka sig där. Kopplat till den kostnadsfria hemsidan som erbjuds ger det er också större synlighet när personer söker efter motionsaktiviteter.
- Köpa träningskort/medlemskap
Att ha ordning i systemen underlättar inte minst om anställda och förtroendevalda slutar.
Bokföring/redovisning
När pengarna använts ska de förstås redovisas också. I Bokföringslagen ställs krav på hur ideella föreningars bokföring ska hanteras, något som kassör och styrelse behöver ha koll på. Riksidrottsförbundet har tagit fram ett stöd för att avlasta föreningarna i redovisningsarbetet: Dels kompendiet Idrottens Redovisning, dels Idrottens BAS-kontoplan med förslag på bokföringskonton.
Bokföringssystem
Det finns många bokföringsprogram på marknaden och Korpens förbundskansli rekommenderar främst Fortnox och Speedledger. Båda systemen är webbaserade, ingen särskild programvara behöver laddas ner. Det förstnämnda systemet är lite mer heltäckande, medan det senare är något enklare och kopplat direkt till internetbanken.
Frågor:Paula Samuelsson: paula.samuelsson@korpen.se
Verksamhetsberättelse
När verksamhetsåret är slut ska det ju också följas upp och redovisas för medlemmarna på årsmötet. Det görs i en verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning. Även för det finns en mall som är kopplad till den verksamhetsplan ni antagit och förhoppningsvis jobbat efter under året.
Årsmöte
Verksamhet och ekonomi redovisas årligen på årsmötet där medlemmarna också säger sitt och väljer styrelse, valberedning och revisorer.
I era stadgar ska ni hitta vilka tider som gäller inför ett årsmöte när det gäller exempelvis kallelse, valberedningens arbete och utskick av handlingar.
Stadgar
En god idé är att inför årsmötet just se över era stadgar. Är de i tiden? Något som ska strykas, läggas till eller ändras? Utgå gärna från Korpens normalstadgar och gör dem till era egna, inte minst när det gäller ändamålsparagrafen som berättar om varför ni faktiskt finns.
Kommunikation
Var och hur når ni era medlemmar och potentiella medlemmar? Lokaltidning, annonsblad, sociala medier, mun till mun! De befintliga medlemmarna når ni så klart genom KIT.
Ta hjälp av Korpens kommunikatörer för att lära er hur en lyckas med lokal marknadsföring i sociala medier. Här hittar ni dem och alla andra i personalen på förbundskansliet.
Toolbox
Ni behöver inte uppfinna hjulet för att marknadsföra er, vare sig digitalt eller analogt. I Korpen Toolbox hittar du allt från affischer, infoblad och flyers till anpassade bilder för sociala medier. Med hjälp av dessa mallar behöver du inte fundera över grafisk profil eller oroa dig över om det är rätt logga, typsnitt eller färgval.
Hemsida
Som medlemsförening i Korpen erbjuds ni en kostnadsfri hemsida som funkar allra bäst om den kopplas till KIT. När ni till exempel lägger in en aktivitet i KIT syns den på hemsidan och är sökbar på internet. Ett bra sätt att locka fler medlemmar! Ett exempel på hur det ser ut är Korpen Linköping. Ett annat (om ni är en förening som inte har Korpen i namnet) är Silvbergs Fritidsförening.
Profilkläder
Profilkläder kan både vara ett sätt att synas och ett sätt att stärka och uppmuntra era ledare, skapa en stolthet och gemenskap. Ni hittar Korpens profilkäder hos Länna sport.
Påverkansarbete
Ibland kan det hända att en känner sig felbehandlad som förening, kanske av kommunen. Det handla om dåliga tider eller bidrag.
Men påverkansarbete kan också göras i förebyggande syfte för att visa hur viktig en korpförening på orten kan vara.
Om ni vill ha hjälp med det kan ni kontakta Pär Ånell på förbundskansliet: par.anell@korpen.se
Trygg idrott
Arbetet med att stärka föreningarna kring trygghetsfrågor är påbörjat. Trygg idrott handlar om förebyggande arbete för fysisk och psykosocial trygghet på individ- och gruppnivå i samband med Korpens verksamhet. Trygg idrott innefattar även en handlingsplan för om något ändå går snett.
Läs dokumentet Brott, kränkning eller oskönt beteende – detta kan du göra
Håll er informerade!
För att inte missa vad som händer i förbundet; det kan vara mötesplatser, möjlighet till bidrag, kampanjer med mera, rekommenderas att prenumerera på nyhetsbrevet Korpnytt.
Ordförandeträffar
Är du ordförande i föreningen? Sedan slutet av 2023 hålls regelbundna ordförandeträffar för att dela erfarenheter, tips och inte minst för att samverka med förbundsledningen. Håll koll på inbjudningar i Korpnytt! Det finns också en grupp på Facebook för ordföranden i Korpens föreningar. Ansök om medlemskap!
Förbundsmöte
Som medlemsorganisation i Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet har ni rätt att delta vid förbundsmötet som hålls vartannat år. Där kan ni vara med och påverka rörelsens framtid. (Och så lär vi oss av varandra, tränar, har kul och umgås också).
Frågor?
Pär Ånell
par.anell@korpen.se
KIT
Calle Andersson
carl.andersson@korpen.se
Ekonomi
Paula Samuelsson
paula.samuelsson@korpen.se