Administration

Korpen erbjuder en mängd olika verktyg och stöd för att underlätta administrationen.

Korpens IT-system (KIT)

Korpens gemensamma verksamhetssystem, KIT, är till för att underlätta administrationen och skapa mer tid för att utveckla och driva verksamheten i föreningen. Enligt förbundsmötesbeslut och stadgar ska alla föreningar starta och använda systemet.

Det är också en förutsättning för att ni ska kunna söka olika projektstöd. Det finns väldigt många funktioner, byggstenar, i systemet där föreningen väljer hur mycket den vill använda. Det minsta är att föreningens medlemmar finns i KIT, i bästa fall lägger de in sig själva och betalar i systemet. Men vi rekommenderar starkt att åtminstone dessa delar tas i bruk:

• Medlemsregister
• Bokningssystem aktiviteter. När ni lägger upp aktiviteter i systemet kan medlemmarna boka sig där. Kopplat till den kostnadsfria hemsidan som erbjuds ger det er också större synlighet när personer söker efter motionsaktiviteter.
• Köpa träningskort/medlemskap

Att ha ordning i systemen underlättar inte minst om anställda och förtroendevalda slutar.

Bokföring och redovisning 

När pengarna använts ska de förstås redovisas också. I Bokföringslagen ställs krav på hur ideella föreningars bokföring ska hanteras, något som kassör och styrelse behöver ha koll på. Riksidrottsförbundet har tagit fram ett stöd för att avlasta föreningarna i redovisningsarbetet: Dels kompendiet Idrottens Redovisning, dels Idrottens BAS-kontoplan med förslag på bokföringskonton.

Bokföringssystem

Det finns många bokföringsprogram på marknaden och Korpens förbundskansli rekommenderar främst Fortnox och Speedledger. Båda systemen är webbaserade, ingen särskild programvara behöver laddas ner. Det förstnämnda systemet är lite mer heltäckande, medan det senare är något enklare och kopplat direkt till internetbanken.

Frågor: Paula Samuelsson: paula.samuelsson@korpen.se

Verksamhetsberättelse

När verksamhetsåret är slut ska det ju också följas upp och redovisas för medlemmarna på årsmötet. Det görs i en verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning. Även för det finns en mall som är kopplad till den verksamhetsplan ni antagit och förhoppningsvis jobbat efter under året.

Årsmöte

Verksamhet och ekonomi redovisas årligen på årsmötet där medlemmarna också säger sitt och väljer styrelse, valberedning och revisorer.

I era stadgar ska ni hitta vilka tider som gäller inför ett årsmöte när det gäller exempelvis kallelse, valberedningens arbete och utskick av handlingar.

Stadgar

En god idé är att inför årsmötet just se över era stadgar. Är de i tiden? Något som ska strykas, läggas till eller ändras? Utgå gärna från Korpens normalstadgar och gör dem till era egna, inte minst när det gäller ändamålsparagrafen som berättar om varför ni faktiskt finns.